Keti van Paassen – De behoefte aan project controllers groeit

Keti van Paassen, financieel directeur bij Rendon, maakt zich hard voor het opleiden van goede project controllers. Binnen haar eigen organisatie en daarbuiten. Na jarenlange ervaring in haar eigen bouwbedrijf, ging ze aan de slag bij BAM en later bij Rendon – waar ze tot op heden werkt. “Wat ik daar zag, zie ik ook nu: de toegevoegde waarde van een project controller is enorm en toch heeft het lang geduurd voordat de vraag hiernaar ontstond.”

Het nut van project controllers voor organisaties

Gedurende haar carrière constateerde Keti een groot gemis. “Een projectmatig bedrijf is bij uitstek gebaat bij financials die méér doen dan registreren en werken op input. De organisatie is een groot apparaat met een gedegen financiële afdeling, waar allerlei financials verschillende aspecten van het vak vervullen. Toch is het nieuw om een functie binnen een project te hebben die gericht is op vooruit kijken in plaats van terugkijken en registreren, op verbanden leggen binnen een project en kritische vragen stellen.”

Waar Keti op doelt met een dergelijke functie? “Een financial is over het algemeen gericht op registreren. Een project administrateur of project controller doet juist meer dan dat. Het is een heel apart speelveld. Als project controller moet je geen financiële waarderingen doen, maar kijk je juist op een heel brede manier naar een project. Je kijkt niet alleen naar de opbrengsten van een project, zoals een financial, maar juist naar de verdere gevolgen hiervan. Wat zijn de gevolgen voor het project? Je brengt het hele speelveld in kaart en constateert kansen, mogelijkheden en risico’s.”

Het verschil tussen een financial en project controller

Wat maakt het verschil tussen een financial en een project controller? “Een project controller kenmerkt zich door verbanden snel te doorzien. Je zit op het snijvlak van finance en operations.” Een financial kijkt vaak puur naar kosten en opbrengsten, of facturen zijn betaald en gefactureerd. Een project controller, daarentegen, moet het beeld wat deze getallen betekenen kunnen zien, hij is dienstbaar naar het project maar kritisch op de uitvoer. Kortom; hij kijkt naar het waarom in een bepaalde handeling. Je moet zaken kunnen doorzien.

Volgens Keti maken veel wervingsbureaus nog steeds de fout door financials te leveren voor deze functies. “Als financial kijk je naar een heel smal spectrum van een project, terwijl een project administrateur juist een heel brede kijk heeft. Een goede financial is absoluut niet per definitie een goede project controller, dat is echt een functie die heel eigen competenties vraagt.”

Competenties die professionals, volgens Keti, vooral on the job opdoen. “Er bestaat geen opleiding voor project controllers. Het is voor een heel groot deel ervaring, in combinatie met bepaalde karaktereigenschappen”. Eigenschappen die een goede project controller kenmerken zijn volgens haar een nieuwsgierig karakter (“je moet alles tot op de bodem willen uitzoeken”), goede communicatieve vaardigheden aangezien je in een project met veel verschillende mensen moet kunnen samenwerken. “De functie vraagt om iemand die scherpe vragen kan stellen en analyses kan maken om erachter te komen of onder andere projectprognoses kloppen,” aldus Keti.

Je hebt als project controller de rol om de forecasting scherp in beeld te hebben zodat je manieren om meer winst op een project te behalen ziet, evenals andere kansen en risico’s. Door automatisering en robotisering wordt het soms lastiger om ‘gevoel’ te houden bij finance binnen een organisatie. Deze tijd vraagt erom om heel zorgvuldig met geld om te gaan en de stappen in een project. Een project controller heeft dit van nature, overziet alles en kan daarom controle houden over processen.

“Door de jarenlange werkervaring heeft een goede project controller de routine om de juiste vragen te stellen om zwakke plekken in een project bloot te leggen, ze zijn goed in fact checking en kunnen tussen de regels doorlezen.”

Het opleiden van meer (interim) project controllers

“Ergens is het hebben van project administratie bij een bedrijf dat gericht is op projectmatig werken geen vanzelfsprekendheid. Je kunt het ontwikkelen, maar mensen leren het door te doen. Er is geen opleiding tot project controller,” vertelt Keti. “Een goede project controller is vaak op leeftijd, je leert dit vak door te doen, dus daar zit ook direct het probleem. Er bestaat geen opleiding voor. Een jonge project controller die écht goed is in zijn vak is daarom zeldzaam.”

Volgens haar is het belangrijk dat een project controller pragmatisch is en veel praktijkervaring heeft. “Daar zitten wat mij betreft met name de kansen; zelf project controllers opleiden binnen je organisatie. Een goede project controller is niet per sé een hooggeschoolde financial, maar eerder iemand die begonnen is als administratief medewerker op medewerker facturatie in een projectenbedrijf en er steeds meer taken bijgekregen heeft. Zo iemand heeft heel brede ervaring en kan daarom vaak afdeling-overstijgend kijken. Die praktijkervaring is essentieel.”

Ze is dan ook ontzettend enthousiast over het feit dat Talent Enterprise gefocust is op de werving en selectie van project controllers. “Het is ontzettend fijn om samen te werken met een recruitmentbureau dat de essentie van de functie project controller écht snapt en samen de uitdaging aan wil gaan meer goede professionals te vinden en op te leiden.”